Jobba där du är

Är du lycklig innehavare av en bärbar dator kan du arbeta på de mest besynnerliga platser. Utnyttjar du denna möjlighet till fullo?
Att skriva och besvara e-post är till exempel en perfekt sysselsättning för olika "dödtider"; på flyget, på tåget, i väntrummet, på kaféet. Att arbeta effektivt handlar inte om att stressa, utan om att ta tillvara den tid man har på bästa sätt.

För den som är mycket på resande fot kan det vara direkt nödvändigt att ha kalendern uppdaterad, och kunna boka in tider och uppgifter, även i nerkopplat läge. Det fixar vi med filsynkronisering.
   För att arbeta i nerkopplat läge behöver du synkronisera dina filer på Exchange-servern till en lokal fil, förslagsvis placerad på din hårddisk.
   Du kan synkronisera manuellt eller automatiskt.
   Det som synkas av Outlook är programmets egna systemmappar; Calendar, Contacts, Deleted items, Drafts, Inbox, Journal, Notes, Outbox, Sent Items, Tasks. Har du skapat egna mappar som du vill synka måste de först aktiveras. Mer om detta längre ner (i punkt 3).

Synkronisera automatiskt

Längst ner i menyn Tools finner du alternativet Options...
Under fliken Mail Services ställer du in hur du vill synka din lokala fil.
Du kan aktivera synkning automatiskt varje gång du loggar av Outlook när du är uppkopplad (rekommenderas), och synkning var X minut uppkopplad eller nerkopplad.

Synkronisera manuellt

I Tools-menyn finns alternativet Synchronize, som har en undermeny med alternativen All Folders eller This Folder. (Här finns också alternativet "Download Address Book", som vi kommer till i punkt 4.)

I Outlook 98 sker synkningen i bakgrunden, vilket innebär att du kan fortsätta arbeta medan den pågår.
Längst ner i Outlook-fönstrets högra hörn ser du hur synkningsprocessen framskrider.

Allt eftersom synkningen blir klar får Outlooks genvägar till vänster blå dubbelriktade pilar nere i vänstra hörnet.

Synkronisera egna mappar

Om du synkat manuellt enligt ovan märkte du kanske att alla mappar inte blev markerade med en liten blå pil (se bilden här ovanför).
För att synka mappar du skapat själv måste du först aktivera dem.
Markera mappen, högerklickar med musen och välj Properties, därefter fliken Synchronization. Där markerar du This Folder is available "When offline or online".

Nu syns en liten pil i nedre vänstra hörnet, vilket betyder att mappen är aktiverad för synkning.

Synkronisera Global Address List (GAL)

Säkert kommer du också att behöva ha tillgång till alla adresser när du jobbar på din bärbara dator. Du bör därför med jämna mellanrum ladda ner Global Address List till din lokala fil. Denna nedladdning måste du göra manuellt, då det inte finns någon automatisk synkning av adressboken.
Gå till menyn Tools, välj Syncronize, och undermenyn Download Address Book.
Här väljer du om du vill ladda hem hela GAL eller uppdatera din befintliga, och om du vill ha med eller utan detaljer.

Tips

Undvik om möjligt att synka när du är kopplad via modem. Den långsamma överföringshastigheten gör att det kan ta mycket lång tid.

Publicerad i Access Magazine
14 december 1999