Få grepp om tiden

Önskar du att du var sådär fantastisk effektiv och välplanerad som vi förespråkar här i Outlookskolan? Förstå då att för att vara välplanerad måste man planera. Och även det tar sin lilla tid.

Här följer en snabb genomgång/repetition:

Sätt av en timme i veckan för veckoplanering (boka in det i kalendern!). Ta den tiden för att se över din arbetssituation.
Se till att boka in alla dina möten i kalendern. Ju duktigare du är på att boka in dina möten, ju bättre grepp får du om din tid (detta gick vi igenom i avsnitt 2).
Tänk på om mötet är på ett annat kontor behöver du lägga till restid. Boka in restiden i kalendern.
Kolla igenom dina e-post. De som är uppgifter drar du till "Tasks" (detta gick vi igenom i avsnitt 4).
Öppna din kalender och se över uppgiftslistan därifrån. Då ser du lätt vilken tid du har till förfogande. Finns ingen tid måste du avböja uppgiften eller planera in övertid. Skjut inte upp besluten - gör det nu!
Måste du jobba över? Planera in en kväll för det i stället för att leva på hoppet att du ska hinna mer än du faktiskt gör, och dutta med övertid var kväll.
Skapa rutiner för återkommande uppgifter.
Det tar tid att e-posta och sköta sin korrespondens. Avsätt tid för det.
Arbeta i block. Vi splittrar lätt upp oss för mycket, och hoppa mellan olika aktiviteter. Fokusera istället i block. Stäng av telefonen medan du läser e-posten. Sätt dig själv som upptagen i möte när du ska göra dina arbetsuppgifter. Fokusera.
Titta kritiskt på din tid. Du har mindre tid än du tror.
Tänk framåt. Det hjälper inte att konstatera att budgeten måste vara klar om 3 veckor, om du hela tiden skjuter detta framför dig. Inse att om den ska hinna vara klar om 3 veckor måste du få in alla rapporterna till på måndag. Vilket innebär att du måste skicka ut en påminnelse till berörda redan idag!

Skräddarsy ditt skrivbord

För att få bättre grepp om ditt skrivbord kan du välja att visa alla tillgängliga symboler via View-menyns alternativ Toolbars och Advanced.

En ny rad med knappar poppar upp. Den innehåller alternativ för exempelvis Folder List. Med ett enda knapptryck kan du nu välja om du vill visa hela e-postlådans mappstruktur eller ej.

Aktuell vy

I den nya raden finns rullisten Current View. Den innehåller ett antal fördefinierade vyer för sortering av den del av Outlook du befinner dig i för tillfället.
I kalendern är dess fördefinierade inställning att visa en hel arbetsvecka (5 dar). Detta ändrar du enkelt via menyraden.

Kalendervyer

Du kan välja hur många månader som ska visas samtidigt genom att ta tag i ramen som omger kalenderns månader och dra med musen.

Behöver du snabbt hoppa långt fram i tiden i kalendern?
Ställ markören på en kalenderkolumn och tryck ner musen. En rullist med månader visas, där du kan skrolla till rätt månad.

Tips

I Outlook har du möjligheten att själv skapa olika vyer som passar just dina behov.

Publicerad i Access Magazine
28 februari 2000